大きなファイルはこうして送る

　多くの企業やプロバイダーは、1通当たりのメールサイズを制限しています。相手のメール環境にもよりますが、5MB～10MBを超えるメールは、送受信できない可能性があります。

　送受信できないと、次のようなエラーメールが戻ってきます（文面は相手のメール環境によって異なります）。

----- The following addresses had permanent fatal errors -----
(reason: 552 ‹aoki@example.co.jp›... Message size exceeds fixed maximum message size)

　つまり、あまりに大きなファイルは、メールの添付ファイルとして送ることができません。ならば、大きなファイルを送るにはどうしたらいいのでしょうか？

ファイル転送サービスを使う

　大きなファイルを送るときには、「ファイル転送サービス」を使うとよいでしょう。

　ファイル転送サービスは、Webブラウザでファイルをアップロードすると、その通知が相手にメールされ、メールに記載されたアドレスにアクセスすると、ファイルをダウンロードできるというサービスです。

　ファイル転送サービスは、無料のもの、有料のものなどいくつかの種類があります。そしてサービスによって、転送できる容量や保存できる期間にも違いがあります。
　多く使われている無料サービスとしては、「宅ファイル便」や「SkyDrive」などがあります。

　ファイル転送サービスは、大きく次の2つのサービスに分かれます。用途によって、使い分けましょう。

（1）自分だけ会員になればよいもの
　自分が会員になれば、非会員の人にもファイルを転送できます。相手が会員であるかどうかを気にせずに送れるため、不特定の相手とやりとりしたいときに便利です。

　反面、通知メールに記載されているURLを知っていれば、誰でもダウンロードできてしまうので、セキュリティに気をつける必要があります。

（2）自分も相手も会員になる必要があるもの
　すでに会員になっている人にしかファイルを送信できません。特定の相手とやりとりしたいとき向けのサービスです。

　ファイルをダウンロードするには、相手もログインしなければならないため、セキュリティが高くなります。

　また自分がファイルをアップロードするだけでなく、相手にもアップロードしてもらえるため、ファイルを何度かやりとりする共同作業をしたいときの使い勝手がよくなります。

ファイルにパスワードを付けよう

　非会員でもダウンロードできるファイル転送サービスでは、通知メールに記載されているダウンロードURLを知っていれば、誰でもダウンロードできてしまいます。
　そのため、もし機密のファイルを送りたいときは、たとえば、WordやExcelなどのパスワード設定機能を使って、ファイル自身にパスワードを設定しておくと安心です。

添付ファイルの正しい送り方

　インターネットでファイルを送るときには、次の2つの点に注意します。

（1）できるだけ小さくする
　ファイルのサイズが大きいと、相手がダウンロードするのに時間がかかってしまいます。

（2）できるだけ一般的に使われているファイル形式にする
　ファイルを送っても、相手がそのファイル形式を読めるソフトを持っていないと、中身を見ることができません。そこで幅広く使われているファイル形式に変換しましょう。

　まず、ファイルを小さくするには、ファイルを圧縮します。Windowsの場合、「圧縮フォルダ」を使うと、ファイルを圧縮できます。ひとつの圧縮フォルダには、複数のファイルを入れることもできます。圧縮フォルダに格納されたファイルは、ダブルクリックして開くと、中身を取り出せます。

　圧縮フォルダを使ってファイルを圧縮する方法は、以下の通りです。

　ファイルの圧縮には、「ZIP形式」「LZH形式」「RAR形式」など、いくつかの種類があります。Windowsの「圧縮フォルダ」は、「ZIP形式」に相当します。

　ZIP形式以外の圧縮形式では、ZIP形式よりもさらにファイルサイズを小さくできることがあります。しかし中身を取り出すために、専用のソフトが必要になります。

　デジカメの画像は、圧縮しても、あまり小さくなりません。デジカメの写真を送るときには、画像編集ソフトなどを使って、画像のサイズそのものを縮小して保存しなおすと、かなり小さくなります。また、保存するときに、画質を下げるのも効果があります。

　また、できるだけ一般的に使われているファイル形式にしましょう。ビジネスでは、マイクロソフトの「Word」や「Excel」のファイルをやりとりする機会が多いでしょう。しかし相手が、いつも最新版を使っているとは限りません。相手が旧バージョンを使っているときは、「Word 2007」や、「Excel 2007」の最新の形式のファイルは、開けません。

　そこで、旧バージョンでも開けるよう、「Word 97-2003文書」や「Excel 97-2003文書」など、以前のバージョンと互換性のある形式で保存して送るようにしましょう。

　相手に編集してもらう必要がなく、見てもらったり印刷してもらったりするだけなら、「PDF形式」に変換するとよいでしょう。PDF形式のファイルは、Adobe社が無償配布している「Adobe Reader」で開けるため、相手がWordやExcelをもっている必要がありません。

　またPDF形式に変換することで、社内での編集履歴やコメントといった内部情報が、外部に漏洩しにくくなるメリットもあります。

　「Word 2007」や「Excel 2007」を使っている場合には、マイクロソフト社のダウンロードセンターから、「2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン」をダウンロードすると、直接PDFとして保存できるようになります。

　Office 2007 SP2をインストールしていれば、この機能もサポートされますので、上記の操作は不要です。

なお、Word 2007やExcel 2007以外でPDFファイルを作るためには、Adobe社の「 Adobe Acrobat 」やソースネクストの「いきなりPDF」シリーズ、フリーウェアの「PrimoPDF」などのソフトウェアを使います。

実行形式ファイルは自動的に除去されることがある

　利用しているメールソフトやウイルス対策ソフトによっては、特定の種類（拡張子）の添付ファイルを自動的に消してしまうことがあります。

　たとえば、Outlook Expressの標準設定では、実行形式のファイル（.exeなど）のファイルが添付されていると、除去されてしまいます。もし実行形式ファイルを送りたいときは、圧縮フォルダ（ZIP形式）にして、送信しましょう。

	／￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ ったく容量制限だかなんだか知らないけど、気合いで受け取れっつーの。 ＼＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿