メールの宛先は必ず確認しよう

　メールを送るときに注意したいのが「宛先」。送信してしまえば、もう、取り戻すことができません。［送信］ボタンをクリックする前に一息入れて、［宛先］が正しいかどうかを、よく確認しましょう。

宛先を直接入力しない

［宛先］は、できるだけ「アドレス帳」から入力するようにします。

　直接入力すると、打ち間違いが発生するだけでなく、オートコンプリート機能によって、ほかの人のメールアドレスが自動入力されてしまう危険があります。

　宛先欄では、「@」以降の企業名もよく確認し、同姓同名の他社の人に、間違って送らないようにしましょう。

案外間違いやすい［差出人］

　会社のメールをプライベートな個人用のメールアドレスに転送し、自宅や外出先でもメールを読めるようにしている人もいることでしょう。

　しかし、転送された環境で返信すると、差出人のメールアドレスに、プライベートなメールアドレスが表示されてしまいます。個人用のアドレスへの転送は、読んで確認するに留め、返信しないようにするのが無難です。

　ただ、ネットブックなどを使って、外出先でも会社と個人のメールを送受信している人もいるかと思います。

　ほとんどのメールソフトでは、差出人を複数設定できます。プライベートなメールアドレスだけでなく会社のメールアドレスも登録しましょう。切り替えて使えば、会社のメールアドレスを使って返信できるようになります。

「CC」「BCC」「全員に返信」を使いこなそう

　同じ内容のメールを、複数人に送信したいときは、主たる受取人を「宛先」に記載し、それ以外は「CC」または「BCC」に記載します。

・CC
　メールアドレスが受信者から見えます。つまり、ほかの誰に、このメールが同報送信されたのかがわかります。

・BCC
　メールアドレスが受信者から見えません。つまり、このメールが同報送信された相手がわかりません。

「CC」と「BCC」を使い分ける

「CC」と「BCC」の大きな違いは、「その人に送ったことがわかるか否か」という点です。主に、次のように使い分けます。

・CCを使うとき
　互いに知っている関係者同士がやりとりするときに使います。

　たとえば、同じ取引先の関係者全員に送りたいときや、自分の同僚や上司にも送っておきたいときなどです。

　CCを使うときは、「○○様　CC: ○○様、○○様」といったように、ほかの誰に送信しているのかを本文に記載するのが慣例です。そうしておくと、受け取った人は、ほかの誰に送ったのかがひとめでわかります。

　・BCCを使うとき
　見知らぬ相手にメールを同報で送信したいときや、こっそり誰かに送っておきたいときに使います。

　たとえば、自社製品のリリースや懇親会の案内を不特定多数に送りたいといった、いわゆる「ダイレクトメール」が、その典型的な使い方です。

　BCCを使えば、互いのメールアドレスが見えないので、ほかの誰に送信したのかを隠すことができます。

　BCCを使うときには、「BCCにて失礼します」という断り書きを本文に記載する慣例があります。これは、「本来は、ひとりひとりにメールを書くべきところを、たくさんの人に同じ文面のメールを送るという手抜きをしてしまってすみません」という意味を表すために用いられます。

「返信」と「全員に返信」の違いとは

　メールに返信するときには、［返信］と［全員に返信］のいずれかが選べます。下の画面のように、それぞれ宛先が変わります

　たとえば、自分以外に上司や同僚といった関係者にCCされているメールへの返信には、［全員に返信］を使うようにします。そうすれば、関係者に自分が返信した経緯を伝えることができ、業務がスムーズに進みます。

　なお、元々のメールにCCが記載されていないときは、［全員に返信］と［返信］は、同じ動作になります。

宛先やCC、BCCの最大数は？

　ぷららで、宛先やCC、BCCに指定できるメールアドレスの数は、合わせて最大100アドレスまでです。ただし、利用しているプロバイダによっては、それ以上のアドレスを指定できることもあります。

勝手に同報を増やさない

　もらったメールに返信するときには、勝手に他人のメールアドレスを追加することは避けましょう。

　メールはあなたに向けて送信されたものです。他の人に読んでもらいたくないかも知れません。

　業務上、自分の上司や同僚などを追加するのはかまいませんが、相手が知らない人を勝手に「CC」や「BCC」に加えることは、不快感を与えます。それどころか、大事な情報が、本来知るべきではない人間に知られる可能性もあります。

	／￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ メールなんて簡単だって！ ＼＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿