トップページ > 全記事一覧 > アオキがいく！大事なファイルの検索＆整理術 後編
ファイルの整理はこうしよう
「見積書」や「請求書」といった、ありきたりのファイル名をつけると、自分自身が、あとでわからなくなるだけでなく、誰かに渡す時に、間違えて送ってしまうといった事故も起きやすくなります。
こうならないようにするため、ファイルは、きちんと分類して保存するのが重要です。
・フォルダで管理する
ひとつめの方法は、フォルダで管理する方法。たとえば、「A社」「B社」「C社」といったフォルダをわけ、そのなかに各社のファイルを保存していきます。
- フォルダのなかに、会社ごとのフォルダを作って整理する
ファイル名に情報をつけよう
しかし前編で説明した「検索」の機能を使う時には、フォルダ名が表示されず、見つかったファイル名しか表示されません。そのため、同名のファイルがあると、検索した時に間違えやすくなります。
そこで、もう一歩進めて、ファイル名にも、「取引先名」、「日付」などをつけておくとよいでしょう。この時、社外秘のものの先頭には「[社外秘]」、提出用のものの先頭には「[提出用]」といった名称をつけておくと、間違ったファイルを送ってしまうという事故がなくなります。
ポイントになるのは、重要な情報ほど「ファイル名の頭」にもってくること。
Windows Vistaの標準設定でファイル一覧表示する時には、「名前」の幅が狭いと、後ろが切れて表示されます。そのため、「社外秘」や「提出用」といった情報を後ろのほうに記載すると、どちらなのか、わからなくなることがあります。
- ファイル名の先頭に「[提出用]」「[社外秘]」「確認済み]」などと入れてみた。また顧客名やプロジェクト名、日付なども記載した。これならひとめでわかり、間違いが少なくなる
- 上の画像のようにファイル名が最後まで表示されている時は、ファイル名の後ろのほうに情報を入力しても大丈夫だが、下の画像のようにファイル名が長いと後ろの情報は表示する時に切られる可能性があり、ひとめで判別しにくい。重要な情報ほど、前にもってくるのが大事
- ファイルを整理するには......
-
・案件ごとや取引先ごとにフォルダを分類する
・ファイル名には情報をつける
・必要な情報はファイル名の最初のほうへもってくる
|
／￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 雑用ばっかり押しつけんじゃねーよ（モグモグ）。 ＼＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
|---|
12
- アオキがいく！ビジネスにおけるスマートなメール術 [2009年8月10日]
- アオキがいく！ 後悔しないパスワード管理術 [2009年10月13日]
- アオキがいく！初心者＆フレッシャーズ必見！今さら聞けないパソコンのQ＆A [2010年2月22日]
- アオキがいく！ 外出先でのピンチ脱出法 [2010年1月12日]
- アオキがいく！ 0からはじめるTwitter入門 [2010年6月 8日]
- アオキがいく！ 仕事を有意義にサボる GWに向けて旅行をネット予約＆お買い物！ [2010年4月13日]
